Whiteboard-Tools: How-to Colloboard

Collaboard ist ein webbasiertes Whiteboard, auf dem in Echtzeit zusammengearbeitet werden kann. Es eignet sich insbesondere, um gemeinsame Arbeitsergebnisse zu erzeugen, visualisieren und festzuhalten. Alleinstellungsmerkmal des DSGVO-konformen Tool ist seine hohe Datensicherheit. Weitere Vor- und Nachteile finden sich hier aufgelistet. In diesem Artikel findet sich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Collaboard zu nutzen.

1. Anmeldung

Drei Boards stehen kostenfrei zur Verfügung. Für Einzelpersonen kostet es 3€ im Monat, wer das Board als Team nutzen möchte, zahlt 5€ im Monat. Für Mitarbeitende und Studierende der Georg-August-Universität steht zudem die Möglichkeit zur Verfügung, sich den Zugang freischalten zu lassen. Dazu muss man sich lediglich mit seinem universitären Account auf AcademicCloud.de anmelden und dem GWDG-Team mit Bitte um Freischaltung für Collaboard geschrieben werden unter support@gwdg.de.

2. Ein neues Board erschaffen

Drücke auf der Seite von Collaboard auf das große Plus-Zeichen. Gebe deinem Projekt einen Namen und wähle aus, ob du ein leeres Whiteboard oder eine Vorlage nutzen willst. Nach einem Klick auf „Projekt erstellen“ kannst du direkt loslegen.

 

Vorlagen können folgendermaßen aussehen:

 

 

 

3. Workspace

Es öffnet sich folgender Workspace. Die verschiedenen Menübänder wurden der Übersichtlichkeit wegen farblich markiert.

Links oben – Zusammenarbeit steuern: Durch das Collaboard-Symbol gelangt man zum Hauptmenü und verlässt das derzeitiges Whiteboard. Rechts daneben findet sich das Kürzel deines Nicknamens. Daneben wird der Namen des Boards angezeigt. Mit einem Klick auf das eigene Kürzel werden die anderen Nutzer des Boards angezeigt. Zunächst wird angezeigt, wer der Besitzer des Boards ist und wer an dem Board angemeldet ist. Darunter werden die derzeit anwesenden Teilnehmer angezeigt. Das kann bei der Zusammenarbeit in Echtzeit helfen, den Überblick zu bewahren, wer gerade aktiv im Board mitarbeitet.

Links an der Seite – Menüband für Einfügungen: Mithilfe des Auswählen-Symbols können die Elemente des Whiteboards ausgewählt und transformiert werden. Die restlichen Symbole dieses Menübanden dienen dazu, Elemente in das Whiteboard einzufügen oder hochzuladen.

Für Post its drückt man zunächst auf „Karte“ und auf die gewünschte Farbe. Dann wird automatisch ein (oder mehrere – wie ausgewählt) Post it ins Whiteboard eingefügt. Auf den Karten kann einfach Text eingetippt werden. Aber auch ohne Post its kann Text eingefügt werden mit einem Klick auf „Text“. Für Umrandungen des Textes oder Verbildlichungen können unter „Formen“ Tiere, geometrische Formen und andere Symbole einfügen.

Zusätzlich kann mit dem jeweiligen Klick auf die dazu passenden Symbole Dateien wie Bilder, Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Videos hochgeladen werden. Unten im Menüband finden sich verschiedene Vorlagen von Collaboard, die z.B. für die Erstellung von MindMaps oder Diagrammen genutzt werden können. Unter „Mehr“ wird die Möglichkeit geboten, Kommentare zu hinterlassen und Links oder Frames einzufügen.

Rechts oben – Menüband für Einstellungen: Neben dem Einfügen und Hochladen von Elementen kann mithilfe dieses Menübandes auch freier Hand auch ihrem Whiteboard gezeichnet werden. Mithilfe der Pfeile neben dem Zeichen-Symbol können Aktionen wieder rückgängig gemacht und wiederhergestellt werden. Das Projekt kann geteilt und zur Mitarbeit eingeladen werden. Exportieren und herunterladen ist nur in der kostenpflichtigen Version möglich. Mit dem Nutzer-Symbol kann eingestellt werden, ob die Cursor der anderen Teilnehmer angezeigt werden oder nicht. Bei einer Kollaboration in Echtzeit mit mehreren Teilnehmern kann dies helfen, den Überblick zu bewahren. Neben dem Nutzer-Symbol findet sich die Raster-Funktion, die das gesamtes Whiteboard mit einem Raster für einen besseren Überblick versieht. Für das Einfügen einer Tabelle sollten besser die Vorlagen im Menüband für Einfügungen genutzt werden. Daneben finden sich die Einstellungen, wo z.B. die Hintergrund-Farben des Boards, die Schriftgröße der Texte und verschiedene Arbeitsmodi eingestellt werden können. Auch kann mit einem Klick auf „Standard“ die Grundeinstellungen des Boards verändern, z.B. dass der Text von Vornherein in einer anderen Schriftart eingefügt wird. Als letztes Symbol in diesem Menüband wird das Help-Center angezeigt, wo sich Antworten auf verschiedene Probleme oder Fragen finden.

Rechts unten – Orientierung: Mit der Funktion QuickLinks (nur in der kostenpflichtigen Version) kann schnell Orientierung ins Board gebracht werden: Man gibt den jeweiligen Tag ein und ist direkt am getaggten Ort im Board. Durch die Plus- und Minus-Symbole kann aus dem Board rein- und rausgezoomt werden. Das Zentrum kann mithilfe der Zentrierungsfunktion wiedergefunden werden und unter Verwendung der Minimap kannst du dich selbst innerhalb des Boards navigieren.

Fazit

Collaboard ist ein umfangreiches Tool, das viele Gestaltungsmöglichkeiten liefert. Die Kommunikation muss zwar über externe Tools laufen, dafür können wir uns aufgrund der hohen Datensicherheit besonders sicher fühlen.